プライバシーポリシー

NextSoraOS 運営事務局（以下「当社」といいます）は、当社が提供する NextSoraOS（以下「本サービス」といいます）の運営および事業活動に関連して取り扱う個人情報の重要性を認識し、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます）、関連する政省令、ガイドライン、および本サービスの利用者が所在する地域の適用法令（EU 一般データ保護規則（GDPR）等を含みます）を遵守し、適切に取り扱います。

本プライバシーポリシー（以下「本ポリシー」といいます）は、当社が取得・利用・保管・廃棄する個人情報の取り扱いについて定めるものです。本ポリシーは、当社ウェブサイト、本サービス、お問い合わせフォーム、その他当社が運営するすべてのデジタルチャネルにおいて適用されます。

当社は、本サービスの提供および運営にあたり、次の個人情報を取得することがあります。

1. 導入申請時に取得する情報
   • 会社名、法人番号
   • 担当者の氏名、メールアドレス、電話番号（任意）
   • ご相談内容・備考に記入された内容
2. 本サービス利用時に取得する情報
   • 利用者および利用者の指定するエンドユーザーのアカウント情報（氏名、メールアドレス、所属、役職、社員番号等）
   • 本サービス上での操作ログ、アクセスログ、設定内容、入力データ
   • 利用者が本サービスに入力した人事評価データ、組織構造データ、業務関連データ
3. 自動的に取得する情報
   • IP アドレス、ブラウザ種別、OS 種別、デバイス情報、画面解像度、リファラ等のアクセス情報
   • Cookie その他類似技術によって取得される識別子、セッション情報
   • 本サービス内の操作タイムスタンプ、滞在時間、画面遷移履歴
4. デスクトップエージェント（NextSora Now）が取得する情報

   利用者（企業）が在席・稼働可視化機能を利用し、エンドユーザーがご自身の端末に NextSora Now（デスクトップ常駐アプリ。以下「本エージェント」といいます）を導入し連携（ペアリング）した場合に限り、当該端末から次の情報を取得します。本エージェントを導入しない場合、当社はこれらの情報を取得しません。取得された情報の取り扱いの詳細は第15条に定めます。

   • マウス・キーボードの最終操作からの経過時間（アイドル時間）、および当該時間に基づく稼働／無操作の区別
   • 在席／離席／会議／外出等の在席状態、ご本人が手動で設定した在席ステータスおよびその有効期限
   • ご本人が選択した勤務場所（出社／リモート等）
   • 稼働中のアプリケーション名、および当該アプリケーションのウィンドウタイトル（例:「見積書.xlsx - Excel」のように、ファイル名や文書名が含まれることがあります）
   • ウェブブラウザで閲覧中のサイトのホスト名（ドメイン）、および利用者（企業）の設定により、当該 URL のパス部分（例: example.co.jp/docs/plan）
   • 1 秒ごとに「直前にキー・マウスの入力があったか否か」のみを判定して集計した、稼働時間に占める入力時間の割合（入力密度）
   • 端末の識別子および端末の表示名（ホスト名等）、OS 種別、本エージェントのバージョン、端末の起動時刻
   • 上記に基づき集計されるアプリケーション別・サイト別・勤務場所別の利用時間、稼働率等の統計情報

   当社は、本エージェントにより次の情報を取得しません。すなわち、画面の内容（スクリーンショット・画面録画）、キーボードの入力内容および打鍵回数、マウスの座標、ファイルの内容、閲覧したウェブページの内容、検索語およびＵＲＬのクエリ文字列（「?」以降の文字列）、位置情報（ＧＰＳ）、ネットワーク情報、カメラおよびマイクの情報は、いずれも取得しません。ＵＲＬのクエリ文字列およびフラグメントは、本エージェントおよび当社サーバの双方において記録前に除去されます。

   エンドユーザーには、本エージェントの連携時、および取得する情報の内容に関する告知を改定した時に、取得内容を明示したうえで同意の機会を提供します。当社は、同意の記録として、同意日時、IP アドレス、ブラウザ情報（ユーザーエージェント）、端末識別子および告知のバージョンを保存します。ご本人が現行の告知に同意していない場合、当社は、当該告知により追加された項目（ＵＲＬのパス部分）を取得しません。

5. お問い合わせ・サポート対応時に取得する情報
   • お問い合わせフォーム、メール、電話、ビデオ会議等を通じて取得する氏名、連絡先、お問い合わせ内容
   • サポート対応の記録、通話録音（事前にお断りした上で取得する場合があります）
6. 当社が取得しない情報

   当社は、要配慮個人情報（人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実、その他本人に対する不当な差別、偏見その他の不利益が生じないようにその取扱いに特に配慮を要するものとして政令で定める記述等が含まれる個人情報）を、ご本人の明示的同意なく取得することはありません。

当社は、個人情報を次の取得源から取得します。

1. ご本人からの直接取得: 導入申請フォーム、本サービスのアカウント登録、お問い合わせフォーム、メール、電話、対面でのやり取り。
2. 利用者を介した間接取得: 利用者がエンドユーザーの情報を本サービスに登録する場合、利用者を介して個人情報を取得します。
3. 公開情報からの取得: 国税庁の法人番号公表サイト、その他公的機関が公開する情報源から、申請者の実在性確認のために情報を取得します（将来導入予定）。
4. サードパーティサービスからの取得: セキュリティ対策サービス（Cloudflare Turnstile 等）から、スパム判定および不正アクセス検知のための情報を取得します。

当社は、取得した個人情報を次の目的のために利用します。

1. 本サービスの提供、運営、保守、改善、新機能開発のため
2. 導入申請の審査および承認・不承認の判断のため（プロファイリングを含みます。第5条にて詳述）
3. 利用契約の締結、契約に基づく義務の履行のため
4. 利用料金の請求、入金確認、未払いの督促のため
5. 本サービスに関するご案内、サポート、お問い合わせ対応のため
6. 本サービスの利用状況の分析、統計データの作成（個人を識別できない形に加工したものに限ります）のため
7. 不正利用の防止、セキュリティ確保、同業他社による不正登録の検知のため
8. 法令または所管官庁の要請に基づく対応のため
9. 当社の事業の改善、新サービスの開発のため
10. 個人情報保護法第26条に基づく漏えい等の事案が生じた場合の対応のため
11. その他、上記利用目的に付随する目的のため

当社は、取得した個人情報を上記利用目的の範囲を超えて利用することはありません。利用目的を変更する場合は、変更前の利用目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲内で行い、変更内容を本人に通知または公表します。

当社は、本サービスのセキュリティおよび健全な運営のため、申込時に取得した情報および自動取得情報を組み合わせて、次の自動的な評価・分析を行います。

1. 不正アクセス検知: アクセスログ、IP 評価、デバイス情報を分析し、ボット、スクリプト、その他の不正アクセスを検知します。
2. スパム判定: Cloudflare Turnstile 等のセキュリティサービスを通じて、自動化された不正な申込を判別します。
3. 申込内容の重複・整合性チェック: 同一企業からの複数申込、申込内容の整合性、過去の問題申込との類似性を自動的に判定します。

これらの自動的な評価の結果のみに基づいて利用者に不利益となる最終的な決定（不承認、利用停止等）を行うことはなく、当社の担当者が個別に内容を確認したうえで最終判断を行います。

ご本人は、当社による自動的な評価について、お問い合わせ窓口を通じて説明を求めることができます。

当社は、取得した個人情報を、利用目的の達成に必要な期間に限り保有します。保有期間の原則は、利用契約の終了後1年間（365日）です。ただし、法令上の保存義務があるもの、および取得・処理の適法性を事後に証明する必要があるものについては、次項の表に定めるとおり、原則と異なる期間を適用します。

保有期間は、当社が定める次の一覧のとおりです。本ポリシーおよび当社の利用規約の他の条項に保有期間に関する記載がある場合も、本条の一覧が基準となります。

1. 利用契約の終了を起算点とするもの

2. 取得または事案の発生を起算点とするもの（利用契約の存続と関係なく削除します）

請求による早期削除: ご本人または利用者は、第12条に定める手続きにより、保有期間の経過前に個人情報の削除を請求することができます。当社は、当該請求を受けた場合、利用契約の終了前に請求を受けたときは利用契約の終了後30日以内に、利用契約の終了後に請求を受けたときは請求の受領後30日以内に、対象となる個人情報を削除します。ただし、上記の表において法令上の保存義務その他の理由により原則と異なる期間を定めたもの（同意の記録、請求書・支払記録、不正利用・紛争に関する記録）については、当該期間の経過前に削除することはできません。この場合、当社は、削除できない理由および対象を請求者に通知します。

利用者が法令上の保存義務を負うデータについて: 利用者が本サービスに入力したデータのうち、労働者名簿、賃金台帳、出勤簿その他労働基準法第109条により利用者自身が保存義務を負う書類に相当するもの（本サービスにおける従業員台帳、日報、勤怠に関する記録等）については、当社の保有期間（原則として利用契約の終了後1年間）は、利用者の法令上の保存義務の期間（原則5年間。当分の間3年間）を代替するものではありません。利用者は、利用契約の終了前に、これらのデータを自らエクスポートし、利用者の責任において保存するものとします。

バックアップ媒体上の複製: 上記の保有期間の経過により当社の本番システムから削除された個人情報であっても、障害復旧のために作成されたバックアップ媒体上には、当該バックアップ世代の保存期間（現在は最大30日間）が経過するまでの間、複製が残存します。当該期間中、バックアップ媒体上のデータへのアクセスは障害復旧の目的に厳格に限定され、本サービスの提供その他の目的に利用されることはありません。

保有期間を経過した個人情報は、当社の責任において安全な方法で速やかに消去または匿名化します。

当社は、次の場合を除き、あらかじめご本人の同意を得ることなく、個人情報を第三者に提供しません。

1. 法令に基づく場合
2. 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき
3. 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき
4. 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合
5. 当該第三者が、第8条に定める業務委託先である場合（個人情報保護法上の「第三者」には該当しません）
6. 合併、事業譲渡その他の事由による事業の承継に伴って個人情報が提供される場合

当社は、個人データを第三者に提供したとき、または第三者から提供を受けたときは、個人情報保護法第29条および第30条に基づき、必要な記録の作成・保管を行います。

当社は、利用目的の達成に必要な範囲内で、個人情報の取り扱いを外部委託することがあります。委託にあたっては、委託先における個人情報の安全管理が図られるよう、契約により必要な事項を定め、必要かつ適切な監督を行います。

主な委託先カテゴリおよび代表的な事業者は次のとおりです（具体的な事業者は、本サービスの構成変更に応じて更新します）。

決済代行事業者（Stripe, Inc.）への提供項目およびカード情報の取り扱い

1. カード登録時に提供する情報: 申込担当者のメールアドレスおよび氏名。
2. 当社が Stripe を通じて利用料金の決済を行う場合に提供する情報: 会社名、契約プランおよび請求金額。
3. カード番号、有効期限およびセキュリティコードは、ご本人のブラウザから Stripe, Inc. へ直接送信され、当社のサーバを経由せず、当社はこれを受領しません。当社が保持するのは、カードブランド、カード番号の下4桁、および Stripe, Inc. が発行する識別子（顧客 ID・支払方法 ID 等）に限られます。

当社は、各委託先について、個人情報の取り扱いに関する適切な水準を確保していることを確認したうえで委託を行います。委託先一覧の最新版は、ご請求に応じて開示します。

現時点において、当社は個人情報の共同利用を行っていません。共同利用を開始する場合は、本ポリシーを改定し、共同利用される個人情報の項目、共同利用する者の範囲、利用目的、管理責任者、取得方法を事前に公表します。

当社は、取り扱う個人情報の漏えい、滅失または毀損の防止その他の個人情報の安全管理のために、次の措置を講じます。

1. 組織的安全管理措置: 個人情報の取り扱いに関する社内規程を整備し、責任体制を明確化します。
2. 物理的安全管理措置: 個人情報を取り扱う区域を限定し、機器の盗難・紛失防止措置を講じます。
3. 技術的安全管理措置: 通信の暗号化（TLS 1.2 以上）、保存データの暗号化、アクセス制御、認証情報の適切な管理、ログの記録と監視、バックアップとリストアの管理を実施します。
4. 委託先の監督: 委託先における安全管理措置については、SOC 2 / ISO 27001 等の第三者認証取得を確認することにより、適切な水準を確保します。

当社は、個人情報の漏えい、滅失、毀損その他の個人の権利利益を害するおそれがある事案（以下「漏えい等」といいます）が発生した場合、または発生したおそれがある場合、次の対応を速やかに行います。

1. 事実関係の調査、原因の究明
2. 影響を受ける可能性のある範囲の特定
3. 再発防止策の検討および実施
4. 個人情報保護法第26条に基づく個人情報保護委員会への報告（速報および確報）
5. 影響を受ける可能性のあるご本人への通知（個人情報保護法第26条第2項に基づく）
6. 必要に応じて、当社ウェブサイト上での公表

報告・通知の対象となる事案は、個人情報保護法施行規則に定めるとおり、以下のいずれかに該当する場合とします（件数に関わらず通知義務が生じる類型を含みます）。 (i) 要配慮個人情報が含まれる漏えい等、 (ii) 不正に利用されることにより財産的被害が生じるおそれのある漏えい等、 (iii) 不正の目的をもって行われたおそれがある漏えい等（不正アクセスによる漏えい等を含みます）、 (iv) 個人データに係る本人の数が 1,000 人を超える漏えい等。

漏えい等が発生した場合の問い合わせは、本ポリシー末尾のお問い合わせ窓口までご連絡ください。

ご本人は、当社が保有する自己の個人情報（個人情報保護法上の「保有個人データ」に該当するもの）について、次の権利を行使することができます。

1. 利用目的の通知の請求
2. 開示の請求（電磁的記録による開示を含みます）
3. 訂正、追加、削除の請求
4. 利用停止、消去の請求
5. 第三者提供の停止の請求
6. 第三者提供記録の開示の請求
7. 個人情報のポータビリティ（電磁的記録による提供）の請求

請求は、本ポリシー末尾のお問い合わせ窓口までご連絡ください。当社所定の請求書をお送りしますので、ご記入のうえご返送ください。請求にあたっては、本人確認のための公的書類（運転免許証、健康保険証等の写し）をご提示いただきます。

請求への対応は、原則として請求受領から30日以内に行います。複雑な請求や調査を要する場合は、対応期間を延長することがあります。その場合、ご本人に対して延長の理由および予定期日を通知します。

開示請求および利用目的の通知請求については、1請求あたり500円の手数料を申し受けます。その他の請求については、原則として手数料を申し受けません。

ご本人の請求に対する当社の決定にご不満がある場合、ご本人は、個人情報保護委員会または所管の都道府県知事に対して苦情を申し立てることができます。

本サービスのウェブサイトおよびアプリケーションは、利便性の向上、利用状況の分析、不正アクセスの検知のために、Cookie および類似技術（ローカルストレージ、セッションストレージ等）を利用することがあります。

当社が利用する主な Cookie の種類は次のとおりです。

1. 必須 Cookie: 本サービスの基本機能（認証、セッション管理）に必要な Cookie。これらは無効化できません。
2. 機能性 Cookie: 言語設定、UI 設定など、利用者の利便性を向上させる Cookie。
3. 分析 Cookie: 本サービスの利用状況を分析するために使用する Cookie。
4. セキュリティ Cookie: Cloudflare Turnstile 等が、スパムおよび不正アクセスを検知するために使用する Cookie。

ご本人は、ブラウザの設定により Cookie の受け入れを拒否することができますが、その場合、本サービスの一部機能が利用できなくなる可能性があります。

本サービスでは、アクセス解析ツール（Google Analytics 等を将来導入予定）を利用することがあります。アクセス解析ツールは Cookie を使用してアクセス情報を収集しますが、当該情報は匿名化されており、個人を特定するものではありません。

本サービスは、ご本人が本サービス上で Google アカウントを連携した場合に限り、Google 社が提供する OAuth 2.0 認可フローを通じて、Google ユーザーデータにアクセスします。本セクションは、Google API Services User Data Policy（Limited Use 要件を含む）に基づき、当該アクセスの範囲・利用目的・保存期間・解除方法を明示するものです。

当社が取得する Google スコープと利用目的は次のとおりです。

1. openid / email / profile: ご本人が連携した Google アカウントの識別、メールアドレスの取得、表示名・プロフィール画像の表示のために使用します。
2. https://www.googleapis.com/auth/calendar: ご本人の Google カレンダーと本サービスの双方向同期のために使用します。具体的には、(a) Google カレンダー上の予定を本サービスのカレンダー画面・NOW（在席状況）画面・スマート日報集計に表示するため、(b) 本サービス上で作成した会議室予約・社内ミーティングを Google カレンダーに自動反映し、二重入力を不要にするためです。

取得した Google ユーザーデータは、ご本人が所属する企業テナント内における本サービスの機能提供のためにのみ使用します。当社は、Google API Services User Data Policy の Limited Use 要件に従い、以下を遵守します。

1. Google ユーザーデータを第三者に販売・提供しません。
2. Google ユーザーデータを広告配信目的で使用しません。
3. Google ユーザーデータを機械学習モデルの学習・改善には使用しません（ご本人による明示的な同意がある場合および AI 機能の応答生成のためにご本人のセッション内で一時的にプロンプトに含める場合を除きます。後者の場合も、当該データを学習用コーパスとして保持・再利用することはありません）。
4. 人間による Google ユーザーデータの閲覧は、(a) ご本人の明示的な同意がある場合、(b) セキュリティ目的（不正利用調査等）に限定される場合、(c) 法令上の要請がある場合、(d) 集約・匿名化されデータ主体を特定できない場合に限り行います。

データ保持期間は次のとおりです。

1. アクセストークン: 取得後 1 時間（Google 仕様）。期限切れ後はリフレッシュトークンを用いて自動再取得します。
2. リフレッシュトークン: ご本人が連携を解除するまで暗号化して保存します。
3. 同期したカレンダー予定（キャッシュ）: ご本人が連携を解除した場合、30 日以内に本サービスのデータベースから削除します。企業テナントが解約された場合も同様です。

ご本人は、いつでも以下のいずれかの方法で連携を解除できます。

1. 本サービス内の「連携設定」ページから「Google 連携を解除」ボタンをクリックする。
2. Google アカウント設定（https://myaccount.google.com/permissions）から本サービスへのアクセス権を取り消す。

連携解除後、当社は前項に定める期間内に Google ユーザーデータを削除します。なお、本サービスのご利用継続にあたって Google アカウント連携は必須ではなく、連携解除後も Google 連携機能を除く他の機能は引き続きご利用いただけます。

本条は、第2条第4号に定める本エージェントが取得する情報（以下「稼働情報」といいます）の取り扱いについて定めるものです。稼働情報は、労務管理上のモニタリングに該当しうる情報を含むため、当社は、取得項目・利用目的・閲覧範囲・保存期間・停止方法を本条において明示します。

稼働情報の取得の可否および取得範囲を決定するのは、エンドユーザーが所属する利用者（企業）です。当社は、利用者の委託を受けて稼働情報を処理する立場にあります。エンドユーザーご本人による開示・訂正・利用停止のご請求は、原則として所属する利用者（企業）の人事担当窓口を通じて行っていただきますが、本ポリシー末尾の当社お問い合わせ窓口を通じて行うこともできます。

1. 利用目的: 稼働情報は、(a) 在席状況の社内共有（Now 画面での在席表示）、(b) 勤務・稼働状況の可視化および集計（稼働率、出社／リモートの比較、アプリケーション別・サイト別の利用時間）、(c) スマート日報（作業記録）の下書きの自動生成、の目的にのみ利用します。当社は、稼働情報を、これら以外の目的のために利用しません。
2. 利用者（企業）による取得範囲の制御: 利用者の管理者は、本サービスの管理画面から、アプリケーション名の記録、ウィンドウタイトルの記録、閲覧ドメインの記録の各項目について「記録する／記録しない／本人任意」を選択でき、また閲覧ＵＲＬの記録粒度を「ホスト名まで」または「パスまで」から選択できます。当社は、当該設定を本エージェントに配信し、本エージェントは当該設定に従って取得範囲を制御します。これに加えて、当社は、アプリケーション名、ウィンドウタイトル、閲覧ドメインおよびＵＲＬのパス部分について、当社サーバにおいても利用者の設定およびご本人の同意状況を保存時に検証し、設定または同意の範囲を超える記録を保存しません。また当社は、ご本人が現行の告知に同意していない場合、本エージェントに対して「ホスト名まで」の設定を配信します。
3. 社内における閲覧範囲: 稼働情報および稼働情報から生成された集計は、ご本人のほか、ご本人が所属する利用者（企業）における所定の権限を有する者、すなわち、当該企業の owner・管理者（admin）、人事権限保有者、役員、ご本人の直属の上長、およびご本人が所属する部署の部署長が閲覧することができます。当社は、これらの権限判定を本サービスのアクセス制御機能により行います。
4. 閲覧の記録: 稼働情報の集計または明細が閲覧された場合、当社は、閲覧者、閲覧対象者、閲覧の範囲および閲覧日時を監査ログとして記録します。当該監査ログは、モニタリングが適正な範囲で行われたことを事後に検証するための記録であるため、稼働情報本体より長く、閲覧から7年間保存します（第7条）。
5. スマート日報への転記: 稼働情報のうちアプリケーション名、ウィンドウタイトルおよび閲覧ドメイン／パスは、スマート日報（作業記録）の下書きを自動生成する目的で、当該日報のデータとして転記・保存されます。転記された内容は、日報の閲覧権限を有する者（ご本人、上長、日報の承認者等）が閲覧することができます。ご本人は、日報を提出する前に、当該下書きの内容を編集または削除することができます。
6. 在席ステータスの外部連携: 利用者（企業）が Slack 連携を有効にした場合、ご本人の在席ステータスおよびその有効期限は、当該企業の Slack ワークスペースに送信され、Slack 上のカスタムステータスとして表示されます。この場合に送信されるのは在席ステータスに関する情報に限られ、アプリケーション名、ウィンドウタイトルおよび閲覧ドメイン／パスは送信されません。
7. 保存期間: 稼働情報およびその集計は、利用契約期間中保存します。当社は、利用契約が継続している場合であっても、取得から365日を経過した稼働情報を削除します（起算点が取得の時点であり、利用契約の終了ではない点で、第7条の原則と異なります）。同意の記録（第2条第4号）は、取得の適法性を証明する必要があるため、利用契約の終了後10年間保存します。稼働情報の閲覧に関する監査ログ（第4号）は、閲覧から7年間保存します。なお、本エージェントが端末内に一時的に保持する記録は、90日で自動的に削除されます。保有期間の一覧は第7条に定めるとおりです。
8. 取得の停止（オプトアウト）: エンドユーザーご本人は、いつでも、(a) 本エージェントを端末からアンインストールする、(b) 所属する利用者（企業）の管理者または本ポリシー末尾のお問い合わせ窓口に対し、当該端末の連携の解除（アクセストークンの失効）を請求する、のいずれかの方法により、稼働情報の取得を停止することができます。(b) の方法による場合、当社は、ご本人からのご請求を受けて当社において連携の解除を行います（ご本人が画面上から直接解除できる機能は提供していません）。また、利用者（企業）の設定が「本人任意」とされている項目については、ご本人が本エージェントのメニューから個別に記録の要否を選択することができます。連携を解除した場合であっても、Now 以外の本サービスの機能は引き続きご利用いただけます。
9. 人事上の取り扱い: 当社は、稼働情報のみに基づいて、ご本人に法的効果または同等の重大な影響を及ぼす決定を行いません。利用者（企業）が稼働情報を人事上の判断に用いる場合、利用者は、労働関係法令および社内規程に従い、人による確認を経たうえで最終判断を行う責任を負います。

本サービスは、蓄積された業務データを AI（大規模言語モデル等の生成 AI を含みます）により処理する機能（以下「AI 機能」といいます）を提供します。AI 機能には、商談・見積・工数・議事録・日報等のデータを横断的に解析して経営会議の叩き台となるレポートを生成する機能（以下「経営分析 AI」といいます）、AI チャット、名刺および領収書の光学文字認識（OCR）、顧客管理（CRM）データの取込補助・提案文の生成、人事評価コメントの表現確認の補助、ならびに本サービスの初期設定の補助が含まれます。これらの処理には、氏名・所属・役職・連絡先・業務上の記述等の個人情報が含まれることがあります。

経営分析 AI による解析は、利用者（契約企業）が明示的に同意（オプトイン）した場合に限り実施します。同意は企業テナント単位で、利用者の owner または管理者（admin）の権限を有する者が、導入申請書における同意欄への記入または当社への書面もしくは電子メールによる申出により行います。当社は、当該申出を受けて企業テナント単位の設定を行い、解析処理は当該設定を検証したうえで実行されます。同意がない場合、当社は当該企業テナントのデータを経営分析 AI の解析対象としません。

AI 機能における個人情報の取り扱いは次のとおりです。

1. 取得・処理する情報: 利用者が本サービスに入力・蓄積した業務データ（商談記録、見積、工数、議事録、日報、タスク、組織情報、名刺画像、領収書画像等）およびそこに含まれる個人情報のうち、当該 AI 機能の実行に必要な範囲のもの。
2. 利用目的: 経営分析レポートの生成、AI チャットに対する応答の生成、名刺画像および領収書画像からの項目抽出、顧客管理データの取込補助・提案文の生成、人事評価コメントの表現確認の補助、および本サービスの初期設定の補助。第4条（利用目的）に定める目的の範囲内で利用します。
3. 提供先: 第8条（業務委託）に記載の AI プロバイダ。いずれの AI 機能でどの事業者に送信されるかは、次のとおり機能ごとに異なります。処理は米国のサーバで行われる場合があります（第18条）。
   • 名刺 OCR、領収書 OCR、顧客管理（CRM）に関する AI 機能: Google LLC
   • AI チャット: Anthropic, PBC（利用者が Google LLC の API キーのみを登録している場合は Google LLC）
   • 人事評価コメントの表現確認: Anthropic, PBC
   • 会議室の初期設定支援: OpenAI, Inc.
   • 経営分析 AI: Anthropic, PBC
4. AI プロバイダとの契約関係: 本サービスの AI 機能の多くは、利用者が自ら AI プロバイダから取得した API キーを本サービスに登録して利用する方式（BYO API キー方式）によります。この場合、送信されたデータの AI プロバイダにおける取り扱い（学習への利用の有無、保持期間を含みます）は、利用者と当該プロバイダとの間の契約および利用者が当該プロバイダにおいて行った設定に従います。利用者は、当該契約および設定において、学習への利用が停止されていることをご自身でご確認ください。他方、人事評価コメントの表現確認、会議室の初期設定支援、および利用者が API キーを登録していない場合の一部機能については、当社が自ら AI プロバイダとの間で保有するアカウントを用いて処理を行います。この場合、当該プロバイダにおける取り扱いは、当社と当該プロバイダとの間の契約に従います。
5. 学習への不使用: 当社は、いかなる場合においても、利用者データおよびそこに含まれる個人情報を、当社または第三者の汎用的な AI モデルの学習・訓練のために使用しません。また当社は、当社自身のアカウントを用いて処理を行う場合において、送信したデータを基盤モデルの学習・訓練に使用しない旨を利用規約またはデータ処理契約において定めている AI プロバイダのみを利用します。なお、AI プロバイダが送信されたリクエストを不正利用の監視等の目的で一時的に保持する場合があり、当該保持の有無および期間は、各 AI プロバイダの提供条件によります。
6. 登録された API キーの保管: 利用者が登録した AI プロバイダの API キーは、暗号化（AES-256-GCM）を施したうえで保管し、復号のための鍵はデータベースとは分離して管理します。API キーの登録・変更・削除は、利用者の owner または管理者（admin）の権限を有する者のみが行うことができます。
7. 企業テナント内での隔離: 解析対象となるデータ、利用者がレポートに対して行った修正・フィードバック、および AI チャットの会話の内容は、当該企業テナント内にのみ保存され、他の企業テナントに対する解析・レポート生成・応答の生成には一切使用しません。当社が本サービス全体の改善のために利用するのは、個別の利用者および個人を識別できない形に加工した統計情報に限られます。なお、当社が経営分析 AI および AI チャットについて「貴社専用の学習」として説明している仕組みは、AI モデルの再訓練（機械学習）ではなく、利用者が行った修正または AI チャットの会話において示された訂正その他の指摘のうち、当該利用者が承認したものを当該企業テナント専用の指示文として蓄積し、次回以降のレポート生成または応答の生成時に参照するものです。当該指示文は、当該企業テナント内でのみ参照されます。当社が利用者からのフィードバックを踏まえて本サービス全体の AI 処理の指示文（プロンプト）および運用手順を改善する場合においても、当社は、社内規程により、特定の利用者の業務データ（氏名、取引先名、金額、商談内容その他の具体的記述を含みます）を当該指示文または運用手順に転記することを禁止しており、反映するのは個人および個別の利用者を識別できない一般的な知見に限られます。
8. 人間による閲覧: AI 機能に関して当社の担当者がデータを閲覧するのは、(a) 利用者の明示的な同意がある場合、(b) 障害調査・不正利用調査のためにやむを得ない場合、(c) 法令上の要請がある場合、(d) 集約・匿名化されデータ主体を特定できない場合に限ります。
9. 保有期間: 生成されたレポート、AI チャットの会話履歴、レポートに対するフィードバックは、利用契約期間中保存し、利用契約の終了後1年（365日）以内に削除します（第7条に定める原則と同一の期間です）。経営分析 AI への同意が撤回された場合、当社は、撤回の時点以後、これらを解析に利用しませんが、既に保存されているデータは削除されず、上記のとおり利用契約の終了後1年以内に削除します。AI プロバイダへ送信されたリクエストの当該プロバイダ側での保持については、第4号および第5号によります。
10. 同意の撤回・オプトアウト: 利用者の owner または管理者（admin）の権限を有する者は、本条第2項に定める方法により、いつでも経営分析 AI への同意を撤回できます。撤回後、当社は新たな解析を行いません。ただし、撤回により、既に生成されたレポート、AI チャットの会話履歴およびフィードバックが直ちに削除されるものではありません。これらの保有期間は前号に定めるとおりです（撤回後も、利用契約が終了するまでは保存されます）。エンドユーザーご本人は、所属企業の管理者または本ポリシー末尾のお問い合わせ窓口を通じて、自己の個人情報について AI 機能による処理の停止を求めることができます。

AI 機能の出力は統計的な推論に基づく参考情報であり、当社はその正確性を保証しません。当社は、AI 機能の出力のみに基づいて、ご本人に法的効果または同等の重大な影響を及ぼす決定（採用、評価、処遇の決定等）を行いません。利用者が AI 機能の出力を人事上の判断に用いる場合、利用者は、人による確認を経たうえで最終判断を行う責任を負います。

本サービスは法人を対象としたサービスであり、原則として個人の利用および未成年者の利用は想定していません。

利用者が本サービスにエンドユーザーとして未成年者の情報を登録する場合、利用者は、当該未成年者の親権者の同意を得るなど、適用される法令に基づき必要な手続きを完了するものとします。当社は、利用者がこれらの手続きを完了していることを前提として個人情報を取り扱います。

16歳未満の方からの個人情報の取得が判明した場合、当社は、当該情報を速やかに削除します。

本サービスの提供にあたり、第8条（業務委託）に記載のとおり、外国に拠点を置くクラウドインフラ事業者等のサーバに個人情報が保管される場合があります。

主な提供先国および当該国における個人情報保護制度の概要は次のとおりです。

• 米国: 連邦レベルの包括的な個人情報保護法は存在しませんが、業界別の法令（HIPAA、GLBA 等）および州法（カリフォルニア州消費者プライバシー法等）が整備されています。委託先は、自社のプライバシーポリシーおよび当社との契約に基づき、個人情報を適切に取り扱います。
• シンガポール: 個人データ保護法 (PDPA) が施行されており、日本と同等水準の保護制度が整備されています。
• その他の国: 委託先一覧の更新時に随時情報を提供します。

当社は、外国にある第三者への個人データの提供にあたっては、個人情報保護法第28条に基づき、ご本人の同意を取得し、または当該第三者が個人情報保護法に定める基準に適合する体制を整備していることを確認のうえ、提供を行います。

本サービスが EU 一般データ保護規則（GDPR）および英国 GDPR の対象となる場合、当社は、データ主体の所在地法令に従い、次の権利を尊重します。

1. 個人データへのアクセス権 (GDPR 第15条)
2. 個人データの訂正を求める権利 (GDPR 第16条)
3. 個人データの消去（忘れられる権利）(GDPR 第17条)
4. 処理の制限を求める権利 (GDPR 第18条)
5. データポータビリティ権 (GDPR 第20条)
6. 処理に異議を申し立てる権利 (GDPR 第21条)
7. 自動的な意思決定およびプロファイリングに服しない権利 (GDPR 第22条)
8. 同意の撤回を行う権利 (GDPR 第7条第3項)
9. 監督機関への苦情申立て権 (GDPR 第77条)

EU 域内および英国所在のデータ主体は、これらの権利を、本ポリシー末尾のお問い合わせ窓口を通じて行使することができます。請求への対応は、原則として請求受領から1か月以内に行います。

当社は、データ主体の個人データを EU/EEA および英国以外の国に移転する場合、欧州委員会が承認する標準契約条項（SCC）の締結、または他の適法な移転メカニズムを使用します。

一部のブラウザは、利用者の追跡を希望しないことをウェブサイトに通知する「Do Not Track」(DNT) 信号を送信する機能を備えています。本サービスは、現時点では DNT 信号に対する標準化された対応方法が確立されていないため、DNT 信号に対する個別の対応を行っていません。ただし、本ポリシーに記載の Cookie 利用範囲を超える追跡は行いません。

当社は、関係法令の改正、本サービスの内容変更、その他の事情により、本ポリシーを改定することがあります。

重要な改定（個人情報の利用目的の追加・変更、委託先の追加・変更、保有期間の変更等）を行う場合、当社は、改定後のポリシーの内容および効力発生日を、本サービス上の通知、電子メール、その他当社が適切と判断する方法により、原則として効力発生日の30日前までに告知します。

軽微な改定（誤字の修正、表現の明確化等）については、当社ウェブサイト上での公表のみで行うことがあります。

改定履歴は当社にて記録・保管し、ご請求に応じて旧版を開示します。

本ポリシーおよび当社の個人情報の取り扱いに関するお問い合わせ、ご本人の権利行使、苦情の申立ては、下記窓口までお願いいたします。

NextSoraOS 運営事務局
個人情報保護管理者: 石塚 秀裕
お問い合わせ: dan@nextsora.co.jp

当社の対応にご不満がある場合は、個人情報保護委員会または所管の都道府県知事への苦情の申立てを行うことができます。

個人情報保護委員会: https://www.ppc.go.jp/