台帳で社内の人を探す

管理者向け最終確認日: 2026-09-26

できること

台帳は、社内の従業員を検索・絞り込みして探すための一覧画面です。氏名・部署・役職・雇用形態・在籍状態・拠点などの条件で絞り込め、表形式（既定）とカード形式（顔写真主体）を切り替えられます。よく使う検索条件は名前を付けて保存でき、保存した条件はパソコンを変えても呼び出せます。表示する列も自分用にカスタマイズでき、氏名・組織/所属・雇用形態・勤務条件・報酬・アカウント・スキル/経歴など、項目のグループ単位でオン・オフを切り替えられます。

一覧は「従業員」と「役員」でタブが分かれており、在籍状態を切り替えると退職者だけを表示することもできます。表形式は氏名・部署・役職などの文字情報を効率よく並べる表示で、対応が必要な人には目印のバッジが付きます。カード形式は顔写真を大きく使った表示で、名前と顔を一致させたいときに向いています。どちらの表示モードを使っていたかは次回訪問時も記憶されます。

使いどころの例

部署名や役職で絞り込んで、特定のチームのメンバー一覧を確認する。
よく確認する「自部署・正社員・在籍中」のような条件を保存しておき、毎回条件を組み直さずに呼び出す。
顔写真付きのカード表示に切り替えて、名前と顔を一致させる。
人事担当が全社員を対象に台帳エクスポートを行い、社外提出用の資料の元データとして使う。
在籍中・退職者の切り替えで、過去に在籍していた人の記録を確認する。

手順

台帳を開くと、既定では在籍中の従業員が表形式の一覧で表示されます。
上部の検索欄に氏名などを入力するか、部署・役職・雇用形態・在籍状態・拠点などの絞り込み条件を選びます。
表形式とカード形式は画面上部の切り替えボタンで変更できます。カード形式では顔写真・氏名・部署・役職・在籍状態がひと目で分かる表示になります。在籍状態を「退職」に切り替えると、過去に退職した人だけの一覧に切り替わります。
「列」メニューから、一覧に表示する項目のグループを選んで表示・非表示を切り替えられます。
絞り込み条件と並び順を決めたら、「保存リスト」から名前を付けて保存できます。保存した条件は「★ 保存リスト」からいつでも呼び出せ、別のパソコンからログインしたときも同じ保存リストが使えます。
従業員タブでは、現在の絞り込み結果を今表示している列のままCSVでダウンロードできます。全項目をまとめて出力する台帳エクスポートは、人事担当・管理者・オーナーだけが行えます。
一覧の行（またはカード）をクリックすると、その人の詳細画面に移動します。詳細画面では基礎情報・組織/所属・雇用情報・勤務条件・報酬・スキル/経歴などがタブに分かれて表示され、権限によって見えるタブ・項目が異なります。

アカウントの発行は、一覧から行います。 台帳に従業員・役員を登録しただけでは、その人はログインできません（台帳は名簿で、ログイン用のアカウントとは別です）。開始日を指定して先に予約しておく発行方法はなく、押した時点でその場で発行されます。ログインさせたい人は、従業員タブの一覧で左端のチェックで人を選び、「アカウント発行」を押します。押すと確認が出て、進めると選んだ人にログインIDと仮パスワードが招待メールで届きます。会社メールが未登録の人は発行されず、結果に一覧で出ます。役員タブでも同じボタンで1人ずつ発行できます（役員の登録・編集フォームに「NextSora利用」の切り替えはありません）。このボタンは、ロールを管理できる権限（オーナー・管理者）を持つ人にだけ表示されます。発行済みの人にもう一度押しても、二重には発行されません。休職中の人にも発行はできます。

休職・退職では、アカウントが自動で止まります。 在籍状態を「休職」にすると（休職開始日が今日以前か未設定なら）その人はログインできなくなり、開始日が未来なら、その日が来たときに止まります。「在籍中」へ戻すと自動で使えるようになります（休職で止まった人だけが自動で再開します）。退職は、退職日の翌日に自動で止まります（当日中はまだログインできます）。オーナー・管理者のアカウントは、休職にしても止まりません。

それ以外の理由で個別に止めたい・再開したいときは、「契約・課金」の課金画面から操作します。 課金画面の一覧で対象の従業員・役員を選び「停止」を押すと、その場でログインできなくなります。ただし「再開」で戻せるのは、この課金画面で手動で止めた人だけです。休職・退職で止まっている人は、ここでは再開できません（台帳で在籍状態を「在籍中」に戻す、または退職を取り消してください）。オーナー・管理者は課金画面からも停止できません（先にロールを変更してから操作してください）。

課金は、毎日0:10にログインできる人数を数えて決まります。 その時点でログインできる状態（アカウントがあり、停止されていない）の人を毎日カウントし、月内に1日でもログインできる状態があればその月分が課金対象になります。月の途中で発行・停止しても、日割りにはなりません。

勤務時間は「勤務パターン」から選びます。 詳細画面の勤務条件タブでは、始業・終業・休憩・勤務曜日を一人ずつ入力するのではなく、会社設定の「就業時間」で登録した勤務パターンをドロップリストから選びます。選ぶと、始業・終業・休憩・勤務曜日・週勤務日数・週時間・シフト区分がそのパターンの内容で表示され、保存するとその人の勤務時間になります。パターンの内容を後から直すと、そのパターンを選んでいる在籍中の全員に反映されます（退職者の記録は変わりません）。時短勤務など他の人と違う時間の人には、その人用のパターンを作って選んでください。パターンがまだ1つも無いときは、画面の案内から会社設定の「就業時間」を開いて作成します。

CSVで一括登録するときも同じで、「勤務パターン」列に登録済みのパターン名を書きます。始業・終業などの時刻の列と、「NextSora利用」「利用開始日」の列は取り込まれません（警告が出て読み飛ばされます）。CSV で登録した人にアカウントを発行するには、取り込んだあとに一覧で人を選んで「アカウント発行」を押します。登録されていない名前を書いた行はエラーになり、登録済みの名前の一覧が表示されます。更新モードで「勤務パターン」列を空欄にした行は、今のパターンのまま変わりません。

なお、台帳を開く権限が無い一般の社員も、自分自身のプロフィール画面から自分の情報を確認・一部編集できます。この自分用のプロフィール画面は台帳とは別の画面で、権限にかかわらず本人なら誰でも開けます。

設定できる項目

検索・絞り込み：氏名、部署、役職、等級、雇用形態、在籍状態（在籍中／退職）、拠点。
表示形式：表形式／カード形式の切り替え（次回訪問時も記憶されます）。
表示する列：氏名・基礎情報・組織/所属・雇用情報・勤務条件・報酬・アカウント・スキル/経歴などの項目グループ単位で表示/非表示を選べます。
並び替え：一覧の列見出しをクリックして並び順を変更できます。
保存リスト：現在の絞り込み条件と並び順に名前を付けて複数保存し、呼び出し・削除ができます。

誰ができるか

台帳を開けるのは、従業員の情報を編集できる権限（オーナー・管理者、または人事担当の役割）を持つ人と、部署のメンバーを見る権限だけを持つ部署長です。これらの権限を持たない一般の社員がこの画面を開こうとすると、台帳には入れずポータル画面に移動します（自分自身のプロフィールは別の画面から確認・編集できます）。

部署長は自分の部署とその配下の部署に所属する人だけが一覧に表示され、役員の一覧は表示されません。また部署長は一覧を閲覧できますが、内容の編集はできません。オーナー・管理者・人事担当は全社員を閲覧・編集できます。

住所・給与・生年月日・国籍・緊急連絡先・障害の状況・在留資格といった機微な項目は、一覧および詳細画面のどちらでも、本人自身か、オーナー・管理者・人事担当の役割を持つ人にしか表示されません。それ以外の閲覧者（部署長など）の画面では、これらの項目は空欄として扱われ、内容そのものが届きません。この制御はデータを取得する段階でかかっているため、部署長がブラウザの表示だけを操作して見えるようにする、といった抜け道もありません。なお、部署長であっても自分自身の行を開いたときは、本人として自分の機微な項目を見ることができます。

会議室の予約者候補や、タスクの担当者を選ぶ検索欄に出てくる候補も、この台帳と同じ従業員データから探しています。ただし、そこで表示されるのは氏名・部署・役職・メールなど連絡や割り当てに必要な項目だけで、機微な項目は含まれません。

候補に出るのは在籍中の人だけです。退職した人、退職日を過ぎた人、削除された人は候補に並びません。休職中の人と退職予定の人は「まだ声をかけられる」ため在籍扱いで候補に出ます。退職者を選ぶ必要がある画面（退職面談の対象者選択など）だけは、例外として退職者も候補に含まれます。

一方で、すでに参加者や担当者として選ばれている人は、その後に退職しても名前が消えません。過去の予定・議事録・タスクを開いたときに「誰が参加していたのか分からない」状態にならないよう、選択済みの人の表示名は絞り込みの対象外にしてあります。

権限の種類を整理すると次のとおりです。

オーナー・管理者：全社員を閲覧・編集でき、役員タブも見られます。
人事担当の役割を持つ人：オーナー・管理者と同様に全社員を閲覧・編集できます。
部署長の役割を持つ人：自分の部署とその配下の部署のメンバーだけを閲覧できます。編集はできず、役員タブも表示されません。
上記のいずれでもない一般の社員：台帳そのものを開けません。自分自身の情報は別のプロフィール画面から確認します。

制限

一般の社員（部署長・人事担当・管理者のいずれでもない人）は、この台帳の画面自体を開けません。
部署長は自分の部署とその配下の部署のメンバーしか見られず、役員タブも表示されません。編集もできません。
従業員の新規登録・退職手続きは、この画面からはできません。登録・退職の処理は管理者・人事担当向けの別の操作から行います。
機微な項目（住所・給与・生年月日・国籍・緊急連絡先・障害の状況・在留資格など）は、権限の無い閲覧者には一切表示されません。「保存はされているが自分には見えていないだけ」という状態であり、実際に空欄なのか非表示なのかを一覧画面だけで見分けることはできません。
表示する列は自分用の設定であり、他の人が見たときの表示には影響しません。誰か一人が列を絞っても、他の人の一覧表示は変わりません。
保存リストは自分の絞り込み条件を保存する仕組みで、他の社員と共有する機能ではありません。
全項目をまとめて出力する台帳エクスポートは、人事担当・管理者・オーナーだけが行えます。部署長を含むそれ以外の閲覧者は行えません。

うまくいかないとき

台帳を開こうとするとポータル画面に移動してしまう：この画面を開く権限（従業員の編集権限、または部署メンバーの閲覧権限）がありません。人事担当または管理者に確認してください。
一覧に知っているはずの人が出てこない：部署長として見ている場合、表示されるのは自分の部署とその配下の部署のメンバーだけです。全社員を確認したい場合は人事担当または管理者に依頼してください。
住所や生年月日などの欄が常に空欄に見える：閲覧している人にその項目を見る権限が無いため、意図的に非表示になっています。内容の確認が必要な場合は、本人か人事担当・管理者に確認してください。
台帳エクスポート（全項目のCSV）が押せない、または押しても失敗する：この操作は人事担当・管理者・オーナーに限られています。必要な場合は権限を持つ人に依頼してください。
登録した従業員・役員がログインできない：台帳に載せただけでは、アカウントは作られません。従業員はチェックで人を選んで「アカウント発行」を、役員は行の「アカウント発行」を押してください（役員は1人ずつの発行です）。押しても発行されない人は、会社メールが未登録でないか、結果の表示を確認してください。
「アカウント発行」のボタンが出ない：このボタンはロールを管理できる権限（オーナー・管理者）の人にだけ出ます。
休職中の人がログインできない：休職にすると、アカウントは自動で止まります。「在籍中」へ戻せば、自動で使えるようになります（休職以外の理由で止まっている場合は、課金画面で「再開」できるか確認してください）。
課金画面で「停止」を押してもオーナー・管理者を止められない：オーナー・管理者のアカウントは停止できません。先にロールを変更してください。
課金画面で「再開」を押しても再開できない：休職・退職で止まっている人は、課金画面からは再開できません。台帳で在籍状態を「在籍中」に戻す、または退職を取り消してください。
勤務条件タブで始業・終業を直接入力できない：勤務時間は勤務パターンで決まります。会社設定の「就業時間」で合うパターンを作るか直してから、詳細画面でそのパターンを選んでください。
新規登録で保存できず「勤務パターン」が未入力と出る：会社の登録項目設定で勤務時間が必須になっています。先に会社設定の「就業時間」で勤務パターンを1つ以上作ってから選んでください。
会議室予約やタスクの担当者候補に、台帳で見えるはずの人が出てこない：候補に出るのは在籍中の人だけです。台帳の在籍状態を「退職」に切り替えるとその人が出てくる場合、退職済み（または退職日を過ぎている）ため候補から外れています。在籍しているはずなのに出てこないときは、氏名の表記ゆれ（旧姓・略称など）と、その人の在籍状態・退職予定日が正しく登録されているかを確認してください。